Metadata (Üstveri)
Bir belgenin veya verinin içeriğini, yazarını, oluşturulma tarihini ve formatını tanımlayan, arama işlemlerini kolaylaştıran kimlik bilgileridir.
Taksonomi
Bilgi ve belgelerin sistemli bir şekilde aranıp bulunabilmesi için belirli bir mantık ve hiyerarşiyle sınıflandırılması yöntemidir.
Envanter
Bir arşivde veya kurumda bulunan tüm belgelerin, dosyaların ve varlıkların detaylı özellikleriyle birlikte kaydedildiği resmi listedir.
Bilgi Mimarisi
Kullanıcıların aradıkları bilgiye en hızlı ve sezgisel şekilde ulaşabilmesi için dijital sistemlerin, menülerin ve klasör yapılarının tasarlanması sürecidir.
Belge Yönetim Sistemi
Kurumlara ait her türlü belgenin dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını, düzenlenmesini ve yetkilendirilmesini sağlayan yazılımdır.
İndeksleme
Belgelerin içindeki anahtar kelimelerin veya konuların taranarak, arama motorlarında hızlıca bulunabilmesi için bir dizine kaydedilmesi işlemidir.